Quickie: To-do-Liste: So stoppst du die Aufgabenflut

00:00:01: Herzlich Willkommen zu Business Blah Blah dem Qwiki.

00:00:05: Heute mit einem Thema, das ganz oben auf unserer To-Do-Liste steht.

00:00:09: Das Ende der To-Do-Liste.

00:00:11: Mein Name ist Nancy Nielsen und an meiner Seite die allerbeste Steffi Schmidtmeister.

00:00:16: Und da wir nur zehn Minuten haben, starten wir direkt rein.

00:00:21: Wir fangen an mit der To-Do-Inflation.

00:00:25: Wer kennt es nicht?

00:00:27: Ihr bestimmt auch alle, Steffi, kennst du es auch?

00:00:29: Ja, ich gibt es auch schon.

00:00:31: Entschuldigt.

00:00:33: Entschuldigt.

00:00:35: Genau.

00:00:35: Es werden immer mehr Tudus.

00:00:37: Also ich habe auch schon mal Spaß, das halbe schon gesagt.

00:00:40: Ich bin langsam bei A drei Seite.

00:00:43: Wahrscheinlich eigentlich mehrere A drei Seiten, wenn man einfach alles aufschreibt, was man eigentlich machen müsste.

00:00:50: Und was macht man?

00:00:52: Man streicht weg und trägt eigentlich genauso viele Punkte wieder hin oder verschiebt sie von einem Tag auf den anderen.

00:01:00: um dann wieder neue hinzuzufügen oder wieder die nochmal weiterzuschieben.

00:01:04: Also so richtig ist dieses Konzept mit der To-Do-Liste nicht ausgereift und deswegen wollen wir da heute mal drauf gucken, was kann man dagegen tun?

00:01:15: Und das erste, was man glaube ich tun kann, ist einfach mal zu schauen auf die Liste und die Punkte nochmal richtig abzuscannen und zu schauen, sind das Dinge, die wirklich getan werden müssen.

00:01:29: Bin ich die Person, die das tun muss?

00:01:33: Ist es jetzt wichtig oder ist es, also ist es, dann die klassische Unterscheidung, ist es wichtig oder dringend?

00:01:41: Ja?

00:01:42: Und oder ist es nur meine Idee?

00:01:44: Ist es ein Müste-Mann-Mahl?

00:01:47: Gibt es ja auch.

00:01:49: Genau.

00:01:50: Also das werden mal so die, das erste wäre das wirklich dieses Abscan dieser Liste zu schauen und und vielleicht zu klustern auch.

00:01:56: Vielleicht kann man dann aus der Liste erst mal eine Tabelle machen.

00:02:01: Was hier noch ein bisschen mehr Verwaltungssag dran hängen.

00:02:04: Ohne Tabelle machen und erst mal sortieren.

00:02:08: Ich habe da nochmal eine andere Idee.

00:02:10: Ja.

00:02:10: Kann mal gucken, ob auf dieser To-Do-Liste, ob man da nicht versehentlich Projekte mit draufgeschrieben hat.

00:02:17: Also so was wie Website erstellen.

00:02:19: Das ist auch so ein To-Do, was eigentlich gar kein To-Do ist, sondern das ist ein riesiges Projekt und deswegen wandern solche Sachen glaube ich auch immer von Woche zu Woche zu Woche.

00:02:29: Buchhaltung machen, ist ja eigentlich auch mehr als nur ein Punkt.

00:02:33: Ja genau, also das sind so Sachen, die man sich dann vielleicht mal anschaut, ist das überhaupt ein Tutto.

00:02:38: Genau.

00:02:40: Und dann vielleicht noch eine Extra-Liste zu machen eben für dieses Müssemal und die Ideen, wo man von vorneherein weiß, ja, das interessiert mich, das will ich auch machen oder zu lesen oder so, was man dann immer so hat.

00:02:53: Aber die Wahrscheinlichkeit, dass ich das schaffe, ist schon relativ gering.

00:02:57: Das kann ich quasi noch machen, wenn ich noch freie Valenzen habe, irgendwie nachmittags.

00:03:01: Oder auf nichts anderes mehr Lust.

00:03:03: Ja, so was gibt's auch.

00:03:04: Ich glaube, du hattest da auch noch ein cooles Konzept.

00:03:07: Ja, ich hab früher mal mit dem Superbuch gearbeitet.

00:03:10: Ich weiß nicht, vielleicht kennst du die ein

00:03:11: oder andere noch.

00:03:12: Da schreibt man wirklich alles rein, was einem grad so durch den Kopf geht.

00:03:16: Also jede Aufgabe, die man so hat.

00:03:18: Und zwar ist es... relativ egal um was ab das jetzt beruflich ist privat oder was auch immer.

00:03:25: also einfach um den kopf frei zu machen kommt da wirklich alles rein.

00:03:29: und also das ist praktisch das händische sage ich mal das hieß mal super buch heißt wahrscheinlich.

00:03:35: also kann man sich da wahrscheinlich auch ein eigener namen für ausdenken.

00:03:38: aber das ist halt das händische und ich mache das in.

00:03:41: no schon bei mir ist das raus aus dem kopf da wird auch alles reingehemmert abgebildet.

00:03:48: Und wie gesagt, wir haben das ja schon oft gesagt, wie man das jetzt löst für sich, ob man das jetzt digital macht oder handschriftlich ist, dann ist wirklich eine Geschmackssache.

00:03:59: Also da geben wir, also da gebe ich auch keine Empfehlung, was wirklich für, also macht das, wie ihr wollt, probiert es aus.

00:04:06: Habt ihr wahrscheinlich auch schon?

00:04:09: Richtig.

00:04:10: Genau.

00:04:11: Kommen wir mal zu dreimal drei Regeln.

00:04:13: Die dreimal drei Regeln.

00:04:16: Ja, drei Hauptaufgaben pro Tag.

00:04:21: drei pro Woche, drei langfristige Ziele, ist eigentlich dafür da, damit du dich nicht überforderst.

00:04:30: Weil es ist überschaubar.

00:04:32: Du hast, ich sag mal, drei Hauptaufgaben pro Tag.

00:04:35: Und ich glaube, das ist auch etwas, dass du, wenn es dann erledigt ist, dann hast du schon mal so ein gutes Gefühl.

00:04:44: Und du hattest dazu noch ergänzt, dass man, wenn es erledigt ist, glaube ich, dass man das nicht nachfüllen soll.

00:04:52: Da bin ich, glaube ich, ganz schlecht dran.

00:04:53: Ich fühle dann immer gerne noch mal auf.

00:04:55: Aber warum ist das so, dass man das nicht nachfüllen

00:04:57: soll?

00:05:01: Gute Frage.

00:05:03: Also ich würde es, glaube ich, auch nachfüllen.

00:05:05: Ich würde dann die Sachen nehmen von diesem Ideenstapel.

00:05:11: Damit würde ich es nachfüllen.

00:05:12: Also ich würde dann nicht versuchen, noch einen vierten Punkt reinzustopfen, der dann noch auf der To-Do-Liste steht.

00:05:19: Ich denke mal, das hat was mit dem Fokus zu tun.

00:05:21: in der Woche.

00:05:22: Nichts ist

00:05:22: das groß, das sind eher so kleine Sachen.

00:05:25: Dass du dich dann nicht sag ich mal, also dass sich dein Unterbewusstsein nicht verarscht fühlt auf Deutsch gesagt und sagt ja komm, wir haben uns schon mal Mühe gegeben, weil wir gedacht haben wir haben mal ein bisschen frei und dann stopfst du einfach nach, also ich meine das ist ja auch von alleine nach, so ist es am Ende.

00:05:41: Es gibt jetzt auch so viele kleine Aufgaben die man da vielleicht noch mal unterbringen kann, so fünf Minuten Aufgaben oder so die man auch sammeln kann, aber genau.

00:05:51: Ja, also ich mag das auch total, ich muss ganz ehrlich sagen, das gibt es ja in verschiedenen Varianten dieses, man soll sich maximal glaube ich sechs Aufgaben nehmen pro Tag.

00:06:02: Drei finde ich wirklich sinnvoller, weil in der Regel ist es nämlich genau so wie du sagst, wie mit der Website neu gestalten, dass man sich sowieso so Brocken nimmt, die dann sowieso schon riesig sind.

00:06:13: Ja, deswegen mache ich das ja gerne mit diesen Zeiten dran schreiben, dass ich mir da realistisch immer mal die Zeiten an die einzelnen Aufgaben schreibe und dann eben nicht dann quasi sechzig Stunden in acht Stunden Versuche rein zu quetschen, sondern das schon ein bisschen nach der Zeit machen.

00:06:30: Genau.

00:06:31: Dann eine ziemlich bekannte Strategie, die wahrscheinlich jeder kennt.

00:06:35: Eat that Frog heißt das wohl im Original.

00:06:38: Ich hätte jetzt gesagt, eat the frog first.

00:06:41: Also sprich, das Unangenehme zuerst machen.

00:06:45: Weil man natürlich sagt, okay, komm, früh bist du noch motiviert und frisch.

00:06:50: Trifft nicht auf alle zu, ne, Defi?

00:06:53: Nein.

00:06:55: Ich geb's zu.

00:06:56: Ich bin aber nicht alleine

00:06:57: mit dem.

00:06:58: Aber vielleicht hat jeder so seine eat the frog time.

00:07:00: Wo man sagt, das ist für mich eine gute Zeit, wo ich am besten hässliches Zeug machen kann.

00:07:05: Weil ich da die meiste Motivation hab.

00:07:07: Und wenn das nachts ist, es spielt eigentlich auch keine Rolle.

00:07:10: Es geht ja nur darum, dass du genau diese Zeit dafür nutzt, wo du die meiste Kraft hast.

00:07:16: Bei den meisten ist das halt sozusagen, bevor du dich in irgendwas anderes erst verlierst und rein denkst, dass du das dann als Allererstes machst, weil dann hast du es weg und dann ist der restliche Tag schon mal eigentlich ein Erfolg auf jeden Fall.

00:07:30: Genau.

00:07:30: Und da aber auch wieder prüfen, dass man halt diesen Frosch auch wirklich nur ist, wenn der relevant ist.

00:07:36: Das macht halt einfach keinen Sinn, wenn man auch manchmal Man macht oft Dinge, die, keine Ahnung, bürokratisch sind, die man sich irgendwann mal aufgehalst hat.

00:07:48: Und man macht die dann immer weiter, ja, also kann ich wirklich aus eigener Erfahrung sagen.

00:07:54: Und es dauert dann ein ganzes Stück, bis man in der Lage ist, diesen Prozess mal zu hinterfragen und zu sagen, ist das eigentlich überhaupt noch notwendig?

00:08:00: Muss ich das wirklich machen?

00:08:02: Oder beziehungsweise natürlich kann das vielleicht auch einfach ein Andere für mich machen.

00:08:08: Genau.

00:08:08: Und dann ist im Prinzip wirklich die Frage, was bringt mich denn heute wirklich weiter und beschäftigt mich nicht nur.

00:08:16: Aber das ist im Prinzip immer das mit den Tudus.

00:08:19: Deswegen sage ich am Anfang, diese Tabelle zu machen und erst mal die Aufgaben zu klustern.

00:08:24: Was sind die Aufgaben, die das Unternehmen weiterbringen?

00:08:26: Was sind die Aufgaben, die wichtig sind?

00:08:27: Was sind die Aufgaben, die dringend sind?

00:08:29: Was sind die Aufgaben, die jemand anders machen kann?

00:08:31: Ja, gute Schäfer sprich da ja auch von denen.

00:08:34: Ich kenne die abkürzungen nicht mehr, aber das sind diese Einkommensrelevanten.

00:08:39: Dinge, die man halt tut.

00:08:40: Also, dass man die halt auch macht, die halt auch Geld bringen.

00:08:42: Das ist eigentlich logisch, aber es ist auch nur eigentlich logisch.

00:08:50: Immer wenn man drinsteckt, ist

00:08:52: es so entkennbar und denkst so, ach komm, ne?

00:08:54: Das

00:08:55: ist immer

00:08:56: eine Grafik.

00:08:57: Für das oder das muss super schön sein.

00:08:59: Machen wir noch mal und dann hängt man da plötzlich eine halbe Stunde, Stunde.

00:09:02: Genau.

00:09:03: Und dann, ach, ich könnte jetzt gleich mal noch die Weihnachtskarte und ja, da hat auch guck mal die Vorlage, das würde sich ja super toll sein für dies und jene.

00:09:10: Ja, ja, so ist es jetzt nicht umgekommen.

00:09:13: Deswegen,

00:09:14: das, was Geld bringt, sollte

00:09:15: man dann auch noch machen.

00:09:16: Zuerst machen, genau.

00:09:17: Kommen wir zur twenty-fünf-minuten-Methode.

00:09:20: Die Pomodore-Technik, so heißt sie, glaub ich.

00:09:23: Also dieses twenty-fünf-minuten, ich stell mir da immer gern Timer.

00:09:27: Also ich hab hier, sag dann einfach hier, hallo, x, y, stell mir mal Timer.

00:09:33: Ich mache es ehrlicherweise in dreißig Minuten oder unter neunzig Minuten Slots, weil ich mit diesen unkramen Zahlen, ich komme damit nicht so ganz gut klar, aber also ich mache da meistens eine halbe Stunde.

00:09:46: In dieser halben Stunde, sage ich mal, konzentriert man sich dann auf eine Aufgabe, bzw.

00:09:52: wenn es jetzt mehrere Aufgaben sind, dann fasst man die halt zusammen in dieser kurzen Zeit.

00:09:57: Der Trick ist dann, dass du dann nach dieser halben Stunde oder fünf Minuten Pause machst.

00:10:04: Und dann machst du das Ganze von vorne.

00:10:07: Und das wiederholst du, glaubt, viermal.

00:10:09: Und danach, also immer praktisch ein Slot, für mal zwanzig Minuten, fünf Minuten Pause.

00:10:14: Das machst du viermal untereinander.

00:10:16: Und danach machst du eine längere Pause.

00:10:19: Und das soll halt die Produktivität steigern, reduziert die Ablenkung und minimiert dann auch deinen Stresslevel.

00:10:27: Also, ich find's für große Aufgaben zum Beispiel super, wenn man keine Anfang findet.

00:10:33: Weil man dann sagt, komm ich, ich guck, ich denk da jetzt mal, fünfundzwanzig Minuten drüber nach, ich arbeite dich mich da jetzt mal kurz rein, aber nur fünfundzwanzig Minuten.

00:10:41: Also das ist auch für so eat the frog Aufgaben, ist das auch super.

00:10:47: Weil du dann sozusagen, ja komm, fünfundzwanzig Minuten schaffst du.

00:10:53: Und dann bist du nämlich drin und dann kannst du weiterarbeiten.

00:10:56: Also es ist im Prinzip auch so ein bisschen ein Austrickster der Psyche.

00:10:59: Ich habe das auch schon mal beim Putzen gelesen, dass man zu Hause immer jeden Abend fünf Minuten aufräumen soll.

00:11:06: Und auch wirklich nur die fünf Minuten, wenn sich hier so ein Küchenbecker stellt und dann quasi nur das wegräumen, was man da in den fünf Minuten erwischen kann.

00:11:14: Und das Wahnsinnige ist ja daran, was du in der Zeit alles schaffst.

00:11:19: Das ist gigantisch,

00:11:20: ne?

00:11:21: Aber

00:11:22: weißt du was Endlevel ist?

00:11:23: Das gehört jetzt eigentlich nicht zu haben.

00:11:25: Promo-Dur-Technik, aber du sagst ja fünf Minuten Weckerstellen, du kriegst ein Anruf von Danna.

00:11:31: Ich sag immer, nicht besten Freundin, der wär's noch da.

00:11:33: Ja,

00:11:33: ich sag mal, ich versichere

00:11:35: mich.

00:11:35: Du, wir sind in der Nähe, seid ihr da, und du denkst so, äh, ja, klar, kommt

00:11:40: doch vor.

00:11:41: Und du

00:11:42: dich immer denkst so, scheiße.

00:11:46: Und da schaffst du nämlich auch richtig viel.

00:11:47: Aber das ist dann richtig stressig.

00:11:52: Ist auch nicht so zu empfehlen, aber da... Ich wollte einfach nur sagen, man schafft manchmal sehr viel, wenn dann die Zeit, wenn man sich dann, wenn man ein begrenztes Zeitkontingent

00:12:02: hat.

00:12:03: Ja, richtig so.

00:12:04: So wie wir jetzt wieder, wir überziehen wieder.

00:12:06: Gut, kommen wir zur Wochenplanung der letzten Taktik, die man anwenden kann.

00:12:12: Die haben wir auch schon ein paar Mal beschrieben, also das ist ja auch so mein Lieblings, meine Lieblingsmethode, dass ich quasi aus To Do's Kalendereinträge mache.

00:12:24: Das habe ich ja tatsächlich von Lars Tobach mir beibringen lassen, dass man Aufgaben direkt in den Kalender plant und gar nicht auf eine To-do-Liste schreibt, sondern eben genauso wie ich es mache.

00:12:38: Ich schreibe mir die natürlich einmal runter und dann schreibe ich mir dahinter, wie viel Zeit brauche ich dafür?

00:12:43: und dann plane ich mir die direkt in den Kalender ein und direkt in die Lücken, wo ich im Kalender halt auch noch eine Lücke habe.

00:12:50: Und dann gucke ich an dem Tag in meinen Kalender und sage, ah, okay, jetzt mache ich das.

00:12:54: und das dauert dann so und so lang und mal geht's schneller, mal geht's langsamer, also auch da muss man sich ein bisschen vorfahren lassen und damit komme ich zum Beispiel sehr sehr gut zurecht.

00:13:03: und wie wir es schon gesagt haben, mit allem an und muss man halt wirklich gucken, je nachdem man die Möglichkeit hat, delegieren, ablehnen oder digitalisieren würde ich sagen, also dass man jetzt auch wirklich guckt Ich hatte das ja auch schon erzählt, dass jetzt so unfassbar viele Möglichkeiten gibt, einfache Tätigkeiten wirklich in Workflows mit KI abzubilden.

00:13:26: Und das ist also jetzt ein guter Zeitpunkt, alle seine Sachen da noch mal zu checken und zu gucken, ob man das nicht irgendwie digitalisieren kann.

00:13:34: Ja, cool.

00:13:35: Ich habe noch ein Tipp zum Delegieren, wenn dann noch reinpasst in unseren Cookie oder

00:13:39: nicht?

00:13:39: Los, los, los.

00:13:40: Der war nämlich.

00:13:42: Heute nämlich noch eine kleine Buchempfehlung.

00:13:44: Habe ich tatsächlich für unsere letzte Buchempfehlung schon mal so angegriffen, also beziehungsweise vorbereitet.

00:13:49: Für mich habe sie dann wieder rausgeschmissen und aus dem nächsten Mal

00:13:51: verschoben.

00:13:52: Und zwar ist das Buch von Code oder Nussbaum.

00:13:55: Lass mal andere arbeiten, wie du Aufgaben gekonnt abgibst.

00:13:58: Weil ... Das ist tatsächlich für alle, die so ein bisschen über ihren eigenen Perfektionismus stolpern.

00:14:04: Beziehungsweise auch so die Angst, die Kontrolle zu verlieren oder auch die Angst vor Imageverlust, wenn du sagst, so kann das vielleicht jemand anders tatsächlich besser als ich oder wie stehe ich denn dann da?

00:14:13: oder wie auch immer.

00:14:14: Also das ist ein ziemlich gutes Buch, steigt ein mit, ich sag mal, so einen kleinen Test, wie man so tickt und dann gibt es da ganz tolle Tipps.

00:14:22: Ja, also das kann ich nur empfehlen, wer da so ein bisschen mit dem Delegieren das vielleicht vorhat und sich noch nicht so richtig traut.

00:14:29: Mhm, sehr gut.

00:14:31: Ja, und das war unser Business Blabla Quickie.

00:14:35: Zehn Minuten ein Thema und hoffentlich ein bisschen weniger Druck auf deiner Liste.

00:14:39: Grüße und bis nächste Woche.

00:14:41: Bis nächste Woche.

00:14:41: macht's

00:14:43: gut, ciao.

00:14:48: Das war's für heute bei Business Blabla.

00:14:50: Wenn dir die Folge gefallen hat, dann gib uns fünf Sterne

00:14:55: auf Spotify oder Apple Podcast.

00:14:57: Dein Support hilft uns, noch mehr Business-Heldinnen zu erreichen.

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00:15:06: Jede Folge hat ihr in eigenem Post.

00:15:09: Checkt das Datum

00:15:10: und tauscht dich mit uns aus.

00:15:12: Schön, dass du dabei warst.

00:15:14: Und denk dran, wir piepsten nix raus, also sei auch du einfach echt.

00:15:18: Bis zur

00:15:18: nächsten Folge.

00:15:19: Ciao.

00:15:19: Tschüss.