Planungssysteme - Wie viele braucht man, um trotzdem den Überblick zu verlieren?

00:00:00: So.

00:00:00: ein Jahr ist kurz.

00:00:01: Ein Tag ist schnell voll.

00:00:04: Projekte müssen strukturiert werden, Kennzahlen sortieren.

00:00:07: Planungssysteme gibt's wie Sand am Meer, Szenarioplanung, OKR, Quartalsplanung Alpenmethode, Timeboxing, Kapazitätsplanung... Was haben wir nicht alles schon gelernt und ausprobiert?

00:00:21: Und trotz aller Methoden wird der Tag und der Schreibtisch immer voller hat man selten das Gefühl alles geschafft zu haben oder wenigstens mal produktiv gewesen zu sein.

00:00:32: Deshalb wollen wir heute auf Planungssysteme schauen, die wirklich hilfreich sind in unserem Alltag und welche ihr getrost in die Tonne hauen könnt!

00:00:41: Herzlich willkommen zum Business Blabla, dem Podcast für alle, die verstanden haben dass der Tag nur vierundzwanzig Stunden hat und da auch noch Platz für Erholung bleiben muss.

00:00:51: Eine gute Planung verhindert das du deinen Arbeitstag so lange ausdehnst bis du alles abgehakt hast.

00:00:57: Mein Name ist Nancy Nielsen Neue Planungssystem Affine?

00:01:03: Steffi Schmidtmeister.

00:01:06: Hallo!

00:01:09: Steffie, was war das aufwendigste Planungstool, dass du je genutzt hast?

00:01:14: Notion.

00:01:17: Das habe ich mir gedacht.

00:01:18: Ja es war tatsächlich wirklich das Aufwendigeste aber auch das Aufregnendste am Anfang.

00:01:23: also ich hab wirklich gedacht...das ist jetzt Da war ich auch sehr lange von überzweifeln.

00:01:28: Ich erinnere mich, wirklich!

00:01:29: Also ich habe wirklich alles damit gemacht und bis heute planen wir ja unseren Podcast da drüber.

00:01:35: also es ist nicht alle schlecht.

00:01:36: Das

00:01:36: will ich jetzt so

00:01:37: nicht sagen.

00:01:38: Für unserem Podcast finde ich richtig gut um gemeinsam auch daran zu arbeiten und zurückzugucken.

00:01:45: Ja genau wobei man das auch mit jedem mit jeder Excel-Tabelle machen könnte, seien wir ehrlich

00:01:51: Ja, oder Meistertag hätte das jetzt so wie wir es jetzt machen mit dem kann Bahnsystem folgen.

00:02:01: Das war wirklich das wildeste und bei dir

00:02:06: ja tatsächlich also notion nicht.

00:02:09: da habe ich ja relativ schnell gesagt sorry aber dass das ist so komplexes Begreif ich einfach gar nicht und ich habe jetzt auch irgendwie nicht die Lust gehabt, mich in diese Komplexität so reinzustürzen.

00:02:20: Aber ich hab natürlich alle möglichen Apps ausprobiert um irgendwie Aufgaben zu planen den Kalender zu Planen Aufgaben und Kalender zusammenzubringen usw.

00:02:31: Und bin dann immer wieder daran hängen geblieben dass sich das eigentlich aufwendigst pflegen muss und dann wieder Aufgaben verschieben oder Aufgaben, keine Ahnung, neu planen.

00:02:45: Also irgendwie weiß ich nicht... Ach so!

00:02:47: Dann hat man oft auch das Problem, ich habe ja auch Outlook-Nutzigkeit für E-Mails.

00:02:52: Dann kann man das irgendwie nicht so richtig miteinander matchen.

00:02:55: Dann hast du am Ende irgendwie zwei Kalender, die du führst damit du das irgendwie noch.

00:03:01: alle elektronischen Helferleihen sind mir alle zu viel geworden relativ schnell

00:03:06: Das ist bei mir aber ähnlich gewesen.

00:03:08: Bei mir ist es tatsächlich auch so, dass betrifft im Grunde alle Bereiche meines Lebens was ich nicht immer sehe das ist dann auch nicht mehr da.

00:03:16: Also wenn ich mich jetzt daran erinnern muss, dass sich eine App dafür habe irgendwie ne Aufgabe zu planen oder sowas Oder mich zu organisieren Dann vergesse ich das.

00:03:28: also vergess ich dass sie diese app überhaupt haben.

00:03:30: das ist ganz merkwürdig irgendwie.

00:03:31: das ist wie mit wenn du irgendwie ein regal hast und Ich kann sehen, was da drin ist.

00:03:37: Dann weiß ich, dass das da ist.

00:03:39: Sobald ich da eine Tür vorhabt, vergesse ich das!

00:03:41: Also... ...ich hab mal so einen Test gemacht.

00:03:43: Es gibt also Menschen die aus den Augen, aus dem Sinn irgendwie sowas?

00:03:47: Das bin ich.

00:03:49: Ja, ich weiß genau, was du meinst.

00:03:52: Wir kommen ja sicher dann noch zu unseren aktuellen Planungsmethoden.

00:03:54: Ich hatte es das letzte Mal schon ein bisschen angerissen und das macht genau das, dass sich immer alles... mehrfach am tag vor augen hat bei mir weil ich auch ich kriege das sonst nicht übereinander sozusagen.

00:04:10: dann das ist eigentlich immer das was sich bei allen metoden irgendwie vermisst habe dass alles irgendwie an einem autos und alles irgendwie zugänglich ist gleichzeitig zeitig und ja genau.

00:04:22: aber gucken wir mal auf diese ganzen methoden die es gibt.

00:04:29: Du kennst die Garantie auch alle und die Frage ist, hast du da solche Sachen auch bei dir eingebaut?

00:04:35: So was wie Gettingsings dann... To do liste gut.

00:04:38: Es ist jetzt sowieso Eisenhower Matrix, ABC-Analyse, Eat The Frog First, Ivy Lee Methode, das zum Beispiel war es, das habe ich.

00:04:50: Also wusste nicht, dass das Ivy-Lea-Methode heißt.

00:04:53: Ich weiß grad gar nicht von was du sprichst ehrlich gesagt.

00:04:55: Denke ich mir weil ich das auch nicht wusste.

00:04:57: Heißt nichts anderes als am Abend vorher sich sechs Aufgaben festlegen und priorisieren die man am nächsten Tag umziehen erledigen will.

00:05:04: also ob das jetzt sechs oder drei sind?

00:05:06: Drei sind

00:05:06: es bei mir ja!

00:05:10: Genau.

00:05:10: dann gibt's noch mal so eine abgewandelte Methode die eins drei fünf Methode wo man sagt okay eine große drei mittlere fünf kleine Aufgaben.

00:05:16: das wäre mir jetzt schon wieder zu nervig dass das wieder abschätzen zu müssen.

00:05:24: Genau, Time-Blocking, Time Boxing... Oh!

00:05:27: Da habe ich ganz viel, ganz schreckliche Erfahrungen mitgemacht mit diesem Time-Boxing.

00:05:32: Ja erzähl mal, dann holen wir das gleich

00:05:33: mal rein.

00:05:35: Ich weiß nicht ob du das jetzt genau meinst aber ich hatte von einem Kunden den Tipp bekommen.

00:05:41: also der hat sich wirklich alles organisiert in seinem Google Kalender.

00:05:44: er hat für jede Tätigkeit eine Farbe gehabt und hat wirklich alles in Boxen gesteckt.

00:05:50: Also der hat wirklich seinen ganzen Tag verplatzt von morgens

00:05:53: bis...

00:05:55: abends ins Bett gegangen ist und er hat mal seinen Bildschirm geteilt.

00:05:58: Und ich habe gedacht, ich bin im Land der Regenbogenfarben.

00:06:01: also das ganze Ding war bunt.

00:06:03: Der ganze Bildschirmen war bündig.

00:06:04: Die Fluglotzenzentrale

00:06:05: oder Planung eines großen Krankenhauses ist personales.

00:06:09: Und die hat wirklich auch alles geplant.

00:06:11: Also auch seine privaten Sachen, die geschäftlichen Sachen, das war alles in diesem Google-Kalender.

00:06:18: Ich plane noch viel in meinem Google Kalender weil... Ja, wenn man unterwegs ist und somit es dann eben schnell gemacht.

00:06:25: Also dass ich parallel immer nach dem Google-Kalender aber das... Das ist etwas gewesen was ich auch ausprobiert habe weil ich dachte so okay also wenn das für dich so gut funktioniert Und da hab' ich relativ schnell glaube an Tag zwei schon gemerkt Dass das bei mir nicht funktioniert und zwar aufgrund dessen dass mich das so unter Stress gesetzt hat dass ich jetzt in diesen Zeitfenster genau das erledigen muss, in der und derzeit.

00:06:52: Und wenn das Zeitfenste abgelaufen ist dann kommt schon das nächste... ...und da muss sich auch sehen, dass ich das schaffe!

00:06:58: Da hab' ich so gedacht es funktioniert für mich nicht.

00:06:59: Also ähm.. Ich bin so ein Fan davon schon zu wissen was ich tue, auch was ich auch in einer Woche mache Was ich erledigt haben will.

00:07:10: aber wann ich das mache Das möchte ich schon ganz gern selbst entscheiden und nicht mein Kalender.

00:07:16: also das war mir einfach too much.

00:07:19: Es hat mich innerlich so kaputt gemacht.

00:07:22: Ja, ich glaube das ist auch einfach... also wie sagt man denn?

00:07:26: Also zu viel gewollt von dieser Methode.

00:07:30: Ich halte total viel davon ein Timeboxing mal für eine bestimmte Aufgabe zu nutzen.

00:07:37: unser beliebtes Beispiel der Jahresabschluss die Buchhaltung zu machen da hat man ja nie Bock Und sich da jetzt wirklich mal ein Fenster im Monat zu setzen und so sagen.

00:07:50: So, und da mache ich das jetzt oder einmal im Jahr dann eben dieses den Jahresabschluss zu machen.

00:07:55: Und da mache Ich das jetzt und dann mache auch nix anderes.

00:07:57: Dann schmeiß ich Telefonen weg und dann mach' ich die E-Mails aus und so.

00:08:00: Da kapsle ich mich ab und konzentriere mich nur darauf damit ich es erledigt habe.

00:08:05: Dafür ist so eine Timebox glaube ich geil für ne einzelne Aufgabe bei der ich gerne pro Krastinäre oder einfach Gedankenruhe brauche, damit ich mich auch entsprechend reinkonzentrieren kann.

00:08:17: Weil ich vielleicht ein Stück brauche bis ich alles überlegt habe und dann auch umgesetzt und so.

00:08:23: Und wo ständige Störungen halt schlecht sind aber jetzt eine Box an die andere zu setzen und quasi da musst du ja deine Pipi-Pausen auch noch planen

00:08:32: Das geht einfach nicht.

00:08:34: Also das ist ja furchtbar?

00:08:38: Ja und ich sag mal bei dir, du hast noch Mitarbeiter.

00:08:45: Ich hab jetzt keine Mitarbeiter.

00:08:46: aber wenn ich mir jetzt vorstelle es gibt hier auch viele Frauen die im Homeoffice arbeiten da sind dann nochmal Kinder oder sowas.

00:08:53: was willst du jetzt sagen wenn er jetzt ein Kind einkommt und sagt sagst du so Ich hab jetzt hier ein Time-Slot für dich irgendwie in der fünften, fünfzehn Minuten oder was?

00:09:01: Oder... Also das geht doch alles

00:09:03: nicht.

00:09:03: Ja auch am Telefon ne ich sag mal wenn du also selbst du wirst ja wahrscheinlich mal gut jetzt vielleicht nicht mehr so.

00:09:09: jetzt sind es wahrscheinlich eher Emails aber die meisten haben ja trotzdem noch Kunden die auch mal anrufen.

00:09:14: da kann sich auch nicht sagen nein meine Telefonszeit ist von zwölf bis dreizehnt Uhr und dann mache ich Mittag zu Hause.

00:09:19: Genau!

00:09:20: Das ist schon krass.

00:09:22: Aber wie gesagt ... Ich bin ja jemand, ich probiere immer ganz viel aus und deswegen weiß ich dann auch dass es nicht für mich ist.

00:09:30: Aber ich will nicht sagen das es nichts ist was... Also wenn's jetzt nicht für MICH funktioniert kann es aber sein, dass es für jemand anderen gut funktioniert.

00:09:39: Vielleicht auch eine abgespeckte Version davon?

00:09:41: Ich weiß es nicht!

00:09:43: Das Gute daran ist ja irgendwie, dass du erstmal so ein bisschen kokes.

00:09:47: Was ist denn überhaupt

00:09:48: los?!

00:09:49: Und was ist auch privat los?

00:09:50: Das fand ich halt auch ganz gut.

00:09:51: Weißt du, dass der zumindest auch mal seine privaten Sachen da schonmal drin hatte... ...dass das nicht alles so hinten überfällt.

00:09:58: Dass man sagt okay, ich gehe aber jetzt, ich sag jetzt mal Dienstags um fünf habe ich halt ein, weiß ich, ein Tennis-Match mit irgendjemanden oder einen Fußballspiel, spiele ich da oder keine Ahnung was dann bandstand.

00:10:10: Ja also das ist ja auch glaube ich eines der bekanntesten und meiner Meinung auch wichtigsten Zeitplanungstools, dass man sich seine privaten Termine einfach in den Geschäftskalender einträgt und diese Zeit auch blockiert.

00:10:25: Und nicht immer.

00:10:26: dann sagt, ach nee, dann muss ich das jetzt erst noch fertig machen.

00:10:30: oder ah jetzt ne, dann bin ich jetzt im Meeting und sage lieber das Private wieder ab weil das ist die Gesundheitsvorsorge die wir letztendlich machen, dass wir ... Also soziale Vorsorge.

00:10:42: Dass wir am Ende unserer Unternehmenskarriere noch verheiratet sind und Familie haben.

00:10:48: Und aber auch noch halbwegs gesund.

00:10:51: Ich bin zum Beispiel sehr rigoros mit meinen Sportterminen.

00:10:55: Die haben immer Vorrang!

00:10:57: Sie sind dann einmal gesetzt.

00:10:59: Wenn ich meine, gut es kommt auch mal was dazwischen, aber wirklich eher selten.

00:11:04: oder unser gesetzter Termin

00:11:05: z.B.,

00:11:07: Freitags morgens, der steht einfach und da gibt es eigentlich nur selten einen dran vorbei.

00:11:14: Und wenn dann muss da erst ein anderer Termin gefunden werden bevor... So wie heute?

00:11:18: Vorher

00:11:18: halt den Donnerstag ist, wo wir auch...

00:11:21: Aber da hat sich tatsächlich auch ein privater Termin dazu geschoben!

00:11:23: Was ist denn das?

00:11:24: Der Donnerstag, der Freitag des kleinen Mannes oder was?

00:11:26: Ne, was sagt man denn immer noch?

00:11:27: Der Vizefreitag oder irgendwie

00:11:28: was?

00:11:31: Ja, aber da hat sich auch ein großer private Termin dazwischen geschoben weil ich mich mit meinen Nähfreundinnen treffe und wir einen Nährwochenende machen.

00:11:39: Und ich dann gedacht habe ja es jetzt blöd die kommen ja heute Abend schon, dann morgen früh mich erst mal noch zwei Stunden hinzusetzen um den Podcast zu machen das fand ich jetzt auch irgendwie unhöflich meinen Gästen gegenüber und sei mir nicht böse versaut auch ein bisschen die Stimmung.

00:11:54: Aber in dem Sinne davon dass man halt einfach rauskommt aus der Atmosphäre Genau und deswegen danke, dass wir das heute machen können.

00:12:04: Aber im Grunde, ich muss mal sagen, da können wir schon ziemlich stolz auf uns sein was wir diesem Timeblock gegenüber im letzten Jahr für eine Disziplin gegenüber bewiesen haben.

00:12:15: Also ich würde mal schon sagen, achtzig Prozent haben wir geschafft mindestens also das glaubt schon, dass wird es eingehalten und glaube ich, das ist ein normaler Wert.

00:12:22: Das ist guter Wert auf jeden Fall.

00:12:25: Ich denke auch, also ich meine jeder darf mal krank werden.

00:12:27: Jeder darf mal Urlaub haben.

00:12:28: das sind die Sachen wo wir umgeschwenkt sind.

00:12:31: hin und wieder schiebt sich bei mir berufliche eigentlich mehr eher die beruflichen Termine die dann mal dazwischen funken seltenst tatsächlich so ein privater aber genau.

00:12:40: Aber dass sind so glaube ich die normalen unterbrecher und da kann man ja auch in ausweich suchen.

00:12:44: Also das ist glaube ich sowieso so ein Ding.

00:12:47: Das glaube ich auch dieses Problem an dem was du erkannt hast bei deinem Kunden, dass das halt auch ein extrem starkes System ist.

00:12:56: Was machst du wenn mal was dazwischen kommt?

00:12:58: Ja fängst Du dann an und schiebst seine ganzen Boxen nach hinten.

00:13:01: Löscht Du eine!

00:13:02: Was machst Du

00:13:02: da?!

00:13:03: Wo schiebst Du die noch hin?

00:13:04: Da ist ja dann kein Platz mehr

00:13:05: Richtig?

00:13:09: Also ich glaube schon, dass man auf dem Schirm haben muss, was alles so dran ist in der Woche Und dass man zum Beispiel auch solche Sachen macht Was weiß ich, wenn du jetzt zum Beispiel Social Media machen willst oder Akquise oder was weiß ich?

00:13:21: Oder Buchhaltung.

00:13:23: Dass das schon irgendwie auf den Schirm haben muss und dass es irgendwie dran ist.

00:13:26: aber ich bin wirklich fan davon, dass ich sag mal eher locker zu planen und dann mir für den Tag das so zusammenzustellen oder für die Woche.

00:13:35: Und sagen wir uns das mache ich jetzt dann und das mache jetzt dann ja.

00:13:39: also ganz ehrlich Sonst kannst du ja auch irgendwie so eine Fließbandarbeit machen.

00:13:44: Also ich hab das tatsächlich so empfunden, dieses ganz stark getaktete... Mir hat das kein gutes Gefühl gegeben sondern eher fast schon ne Fremdbestimmung die ich mir ja eigentlich selber gebastelt habe aber schon total.

00:13:59: also star.

00:14:00: Eigentlich wie in der Schule damals.

00:14:02: So jetzt haste Mathe, jetzt hast du Deutsch und jetzt schließt sich der Kreis Was nicht so gut funktioniert hat.

00:14:12: Genau, weil du so eine Schul-Aversion hast?

00:14:18: Ich habe keine Schulavision aber ganz oft werden doch Leuten die Fragen gestellt was war der Lieblingsfach an der Schule.

00:14:25: Kann ich dir gar nicht beantworten.

00:14:27: Die Pause.

00:14:31: Also ich hab da tatsächlich keine Referenz gehabt.

00:14:36: Gut, aber kommen wir nochmal zurück.

00:14:37: also... diese ganzen Millionen Methoden.

00:14:43: Ich gehe mal davon aus, du hast sie auch alle ausprobiert oder?

00:14:47: Ja und hier guck mal das ist der Frosch, ich hatte jetzt gerade einen kleinen Frosche in die Kamera.

00:14:51: da sitzt immer auf meinem Schreibtisch für Eats at Frog First.

00:14:56: Finde ich eines der besten Methoden weil das macht so viel aus wenn du wirklich unangenehme Sachen erledigst und zwar sofort!

00:15:05: Weil die fressen soviel Ich sag erstmal Brainpower, weil du die ständig in deinem... Also du beschäftigst dich ja trotzdem damit auch wenn du sie nicht machst.

00:15:14: Ja

00:15:15: und also da bin ich mittlerweile so ein Fender von und dieser kleine Frosch sitzt immer auf meinem Schreibtisch und guckt mich immer an und dann weiß ich okay?

00:15:23: Jetzt muss ich erst mal das

00:15:25: machen!

00:15:26: Du bist

00:15:26: jetzt der Erste.

00:15:28: Das ist ja cool.

00:15:29: Also ich muss tatsächlich sagen Eat The Frog hat sich bei mir nicht so durchgesetzt.

00:15:36: Kam Geno kam letztens von einer Weiterbildung und sagt er so, wir haben heute eat the frog gelernt.

00:15:42: Kennst du das schon?

00:15:43: Entschuldigung.

00:15:46: Ja aber ich musste tatsächlich auch schmutzeln.

00:15:49: Aber da ging es ihm halt.

00:15:51: so wie mir normalerweise mit dir wenn ich immer sage Ich habe dein voll neues Tool entdeckt und du sagst Alter Hut.

00:15:59: Obwohl du hast vorhin auch irgendwas gesagt mit ok irgendwas

00:16:02: Ok.

00:16:02: ja

00:16:05: Ich kenne nur OK.

00:16:06: Cheftive

00:16:07: Key Results?

00:16:08: Okay,

00:16:09: keine Ahnung!

00:16:10: Was macht man da?

00:16:13: Ich habe mich damit tatsächlich schon beschäftigt aber ich kann es jetzt nicht mehr sauber wiedergeben.

00:16:17: Wir wollten ja keinen Wissens-Podcast mehr machen.

00:16:20: wir wollen einen Lagerpodcast wiedermachen.

00:16:22: deswegen hab' ich mich jetzt nicht in der Tiefe vorbereitet.

00:16:26: Ich kann das gerne nochmal nachreichen aber im Grunde geht's darum sich so eine Art Kennzahlen festzulegen was man erreichen will im Team Und anhand dieser Kennzahlen sozusagen sich übers Jahr zu planen und so besprechen.

00:16:42: Und dann Maßnahmen zu überlegen, die dann auf diese Kennzahl noch einen zahlen.

00:16:47: Also das mache ich auch tatsächlich ohne... Ja

00:16:50: es ist nur ein bisschen krasser.

00:16:52: Wahrscheinlich schon sonst würde sie diesen krassen Namen nicht haben aber... Es

00:16:56: geht auch sage ich mal über große Teams also die ganze Firma quasi.

00:17:00: es gibt glaube ich einen Firmenziel da gibt's Teamziele.

00:17:06: Also das ist jetzt für dich glaube ich eher nicht die richtige Methode.

00:17:08: Das wäre etwas für größere Methoden zu machen.

00:17:10: Das habe ich mir schon fast gedacht, aber so mit Kennzahlen zu arbeiten oder mit Zahlen generell und daran auch zu messen und zu checken finde ich schon wichtig.

00:17:21: Da finde ich zum Beispiel auch diese zwölf Wochenmethode ja eigentlich ganz cool.

00:17:27: Aber dies halt auch extrem aufwendig.

00:17:29: Dies extrem aufwändig?

00:17:30: Eigentlich darfst du nichts anderes machen außer die Zwölf-Wochen-Methode.

00:17:34: Also dieses eine Projekt, was du mit der zwölf Wochen Methode bearbeitest.

00:17:40: Genau.

00:17:43: Es gibt ja auch noch... Was es auch noch gibt sind ja aus dem Scheiß.

00:17:48: jetzt fällt mir der Name da nicht ein.

00:17:50: Also sorry ich bin premino pausiert wo man die Sprints macht also was eigentlich aus der Programmierung kommt aus der IT

00:17:59: Ja

00:18:02: Ja, fällt mir irgendwann wieder ein.

00:18:04: Das finde ich zum Beispiel auch eine ganz gute Methode von Teams da gehst du ja auch an okay Du hast diverse Aufgaben also gerade so Aufgaben die in der Regel liegen bleiben weil sich irgendwie keiner so richtig verantwortlich fühlt.

00:18:16: und dann kann man sich kann sich jeder am Anfang des Sprints quasi einer Aufgabe raussuchen Scrum Methode Ob wenn nicht mein Gehirn keinen Druck mache fällt es ihm wieder ein.

00:18:29: Dann sucht man sich eine Aufgabe raus und hat dann vierzehn Tage Zeit.

00:18:33: Und in diesen vierzehntagen gibt es immer einen Daily Stand-up, und man sagt sich kurz ich stehe jetzt da und da bei der Bearbeitung... ...und ich habe vielleicht da noch ein Problem und dort noch ein problem.

00:18:41: kann mal jemand kurz helfen.

00:18:44: So erledigt man die Sachen quasi dann im vierzehten Tagesrhythmus.

00:18:50: Jetzt kommt wie gesagt eigentlich aus der Programmierung wo sie dann dieses agile Programmieren erfunden haben dass sie sagen okay wir programmieren nur noch kleine Päckchen Und hat sich quasi jeder so ein kleines Päckchen oder einen Teil vom Päcking genommen und dann über die vierzehn Tage das quasi fertig gemacht.

00:19:04: Das Ziel ist halt nach vierzehntage möglichst fertig zu sein.

00:19:09: Genau, das sind also auch so Sachen wo man sagt... Wir haben das hier schon benutzt eben wie gesagt für Aufgaben die man die halt so liegen bleiben in so einer Firma.

00:19:20: Irgendeiner musste mal die Ablage für die Autos machen Oder irgendeiner, aber weiß ich nicht müsste sich mal um die Rechnertechnik kümmern ob da alles aktuell ist.

00:19:29: oder müsste man Inventar erstellen damit überhaupt wissen was wir haben.

00:19:33: Also solche lästigen Sachen wo kein Mensch Zeit und Lust dafür hat Und sowas kann man aber gut in so vierzehn Tagen das Sprints ebenal mit nebenbei mit Anflechten Weil es halt auch.

00:19:46: dann kann man ja auch großzügige Sendung machen.

00:19:47: Mach's halt jetzt nicht nur einspringt machst halt zwei oder drei Sprints Aber du kommest halt voran So wie es halt in deinem Alltag reinpasst, aber dass man halt so eine gewisse Verbindlichkeit hat und immer wieder ne Wiederholung.

00:19:57: Wo stehen wir denn?

00:19:58: was?

00:19:59: Klemmt gerade oder so?

00:20:01: das ist halt nicht so wegsagt Weil das ist ja immer das Problem.

00:20:07: Ja

00:20:10: Sind wir jetzt vom Planungs-Tools abkommen?

00:20:14: Nö Aber es ist ja eigentlich eine Methode um Aufgaben zu erledigen.

00:20:19: also

00:20:21: Das geht so in Richtung Eat The Frog quasi

00:20:25: Genau, also da hat man so mehrere Frösche gesammelt.

00:20:27: Also ich weiß es passt jetzt eigentlich.

00:20:32: Nee, erzähle ich den anderen mal.

00:20:33: Okay aber weißt du, was ich von dir gerne hören würde?

00:20:36: Was ist denn jetzt eine aktuelle Planungsmethoda?

00:20:38: Papier!

00:20:40: Was mit

00:20:40: mir?!

00:20:41: Papier!!!

00:20:45: Ja, ich hab gedacht du plant jetzt für mich.

00:20:48: Das ist irgendwie nur noch das Ihr Hängen geblieben vom Ton her bei mir?

00:20:52: Ah

00:20:53: okay in deinem Papier!

00:20:55: Also ich plante tatsächlich wieder mit Papier also gekoppelt mit meinem Google-Kalender... Also ich führe im Grunde für zwei Kalender.

00:21:03: Ich führe einmal einen Papierkalender und einmal ein Google-kalender Und zum anderen Versuche ich irgendwie, ich sag mal Notion ist bei mir nicht ganz weg.

00:21:13: Ich hab für bestimmte Sachen habe ich mit der Sports gebaut wo ich mir links hinterlege und solche Geschichten das nutze ich nach wie vor.

00:21:22: aber ansonsten... ...ich bin auch wieder jemand der einfach mal wieder eine kleine To-do Liste auf dem Karriertenblatt schreibt.

00:21:30: Einfach so oder in ein Notizbuch oder sowas.

00:21:33: also Ich bin wirklich weg von diesen ganzen, alles in ein großes System zu packen oder so.

00:21:39: Es hat für mich nicht so gut funktioniert.

00:21:41: also ich bin auf wieder kleiner geworden.

00:21:44: vor meinem Kalender das habe ich ja vor ein paar Wochen schon mal erzählt.

00:21:48: Von A-vier auf A-sechs da hatten wir uns ja schonmal kurz über unterhalten welches Format denn jetzt A-Sächs ist und oder fünf oder was?

00:21:59: Also ich hab das Gefühl dadurch dass der Kalender jetzt kleiner geworden ist muss ich mich auf Muss ich mich eigentlich darauf beschränken, was tatsächlich wichtig ist?

00:22:11: Ich bin eigentlich konzentrierter damit als wenn ich immer denke du kannst ja das noch und du kannst es hier noch reinschreiben.

00:22:16: Und mehr ausführlich... Das ist jetzt alles nicht mehr so gegeben in dem einen Kalender.

00:22:21: Das finde ich ganz befreiend.

00:22:25: Ja spannend!

00:22:29: Wie schaffst du... Also nervt dich das da nicht, dass du das nochmal übertragen musst?

00:22:34: Du meinst meine

00:22:35: Termine?!

00:22:36: Ja, dass du das noch mal in Google übertragen musst?

00:22:39: Nee.

00:22:39: Also weil die Termine, die ich mir in Google eintrage ... Das sind eigentlich ... Betreffende, die nur meine Business-Termine.

00:22:46: Alles andere... Frisiotermin würde ich dir auch reinschreiben.

00:22:50: Aber das hau' ich da eben so nebenbei rein!

00:22:53: Ich sitze ja sowieso hier

00:22:55: und ... Und wenn du jetzt zu Aufgaben ... Planst du dir auch Aufgaben in dein Kalender oder machst du dir nur Termine an deinen Kalender?

00:23:01: Teilweise.

00:23:02: Also ich mach mir schon Aufgaben im Kalender ... oder Erinnerung, das ist so ein bisschen ja doch schon aber nicht so ausführlich wie ich es mal gemacht habe.

00:23:14: Also vielleicht nur noch so einen Überbegriff oder sowas dass ich dann weiß was ich dann machen muss.

00:23:19: Früher hab ich das alles immer sehr kleinteilig gemacht, alles in den Kalender reingeschrieben und konnte dann irgendwie am Tag so zwanzi Sachen abhaken die eigentlich so drei Punkte waren.

00:23:27: wenn du so willst Gebe ich mir da so ein bisschen mehr Freiraum, habe ich das Gefühl.

00:23:33: Aber das stresst mich eigentlich nicht, da zwei Sachen zu machen.

00:23:35: Da weiß ich auch immer wer Geburtstag hat und wann.

00:23:41: Und wie machst du es mit Notizen?

00:23:48: Falls du dir welche machst.

00:23:49: Ich überlege gerade sehr unterschiedlich also... Ich hab so ein paar verschiedene Notizbücher würde ich mal sagen wo ich mir gewisse Sache mal reinschreibe.

00:24:04: Ich mache auf vieles über Google Docs dass ich mir damit irgendwas rein hau oder dann irgendwo abspeichern und das dann wieder über notion verlinke.

00:24:12: Das weiß ich dann aber auch komischerweise also das vergesse ich da nicht so richtig,

00:24:16: aber.

00:24:18: Dass sich mehr jetzt seitenweise zu irgendetwas um die machen das mache ich eigentlich gar nicht.

00:24:23: Ich glaube nicht.

00:24:27: Jetzt der der.

00:24:28: der Unterschied glaub ich so zwischen unseren planungsmethoden du hast ja gesagt du hast es weg von diesem einen großen bin jetzt quasi zu der all in one-Lösung gegangen.

00:24:40: Ja und wenn du sagst, okay gerade die Reduzierung auf das Wesentliche hilft mir echt beim Konzentrieren merke ich jetzt wieder also keine Ahnung wie lange ich das durchhalten kann weil es ist immer ein bisschen aufwendig das schon auch zu pflegen aber merk ich jetzt grade dass diese All In One Lösung nämlich auch auf Papier dafür sorgt Immer wieder in Kontakt mit allem bin und das hilft mir.

00:25:11: also das ist sicher eine typfrage wie man halt so strukturiert es.

00:25:13: Und glaube auch was die alltagsaufgaben sind.

00:25:16: bei mir sind halt extrem viele meetings, Alltags Aufgaben aus denen dann eventuell Aufgaben entstehen oder zumindest Dinge die ich gerne noch mal nachverfolgen möchte.

00:25:26: wo ich in vierzehn Tagen wissen möchte was hatten wir da besprochen?

00:25:31: Genau, und ich habe ja mich so eine Art Bullet Journal.

00:25:35: Ich habe das Jahr jetzt auch relativ klein tatsächlich gar nicht so groß, zwanzig mal zwanziger im Quadrat.

00:25:42: Und... Das ist im Prinzip ein leeres Buch.

00:25:46: also es ist einfach ein leheres Notizbuch.

00:25:48: und ich hab angefangen mit dem Jahreskalender.

00:25:50: den habe ich mir selber eingetragen und da liebe ich jetzt zum Beispiel schon dass sich diesen Jahreskalendern bis nächstes Jahr August haben.

00:25:58: Also so lang wird das Buch nicht halten.

00:26:01: Aber ich merke gerade durch meine Verbandsarbeit und gewisse andere Sachen auch, gibt es einfach Termine die liegen schon nächstes Jahr irgendwann in der Mitte.

00:26:10: So!

00:26:11: Und die möchte ich mir... Da gibt mir ein gutes Gefühl dafür einen schönen Platz zu haben wo ich sie schon eintragen kann dass ich die schon im Blick habe.

00:26:18: Was ich jetzt so sage.

00:26:19: mal bei klassischen Kalendern ist das immer irgendwie bisschen schwierig.

00:26:22: Klar beim delegitalen Kalender ist es egal da kannst du's auch eintragen.

00:26:27: Dann habe ich die Wochen, dann habe ich ein Monatsübersicht mit den Terminen wo ich das nochmal übertrage und Wochenkalender mache ich mir.

00:26:36: Und diese Wochenkalendar mache ich aber immer erst und auch dem Monatskalender wenn die Zeit ran ist.

00:26:43: Und dazwischen kann ich einfach meine Notizen in dieses Notizbuch schreiben.

00:26:47: es gibt vorne eine Seitenübersucht.

00:26:48: wo steht auf Seite eins ist das auf Seite zehn?

00:26:50: findest du dass?

00:26:51: auf Seite was?

00:26:52: Das schreibe ich mir halt auch nennt sich index Und dazwischen haue ich einfach meine Notizen, so wie die kommen.

00:26:58: Ich habe also quasi ein Meeting und dann mache ich die Meeting-Notizen.

00:27:00: Dann sind zwei Seiten voll, dann kommt noch irgendwas, dann schreibe ich mir eine Duduliste.

00:27:04: Da sind noch zwei Seiten vor.

00:27:06: Und dann ist es vielleicht Donnerstag, sage ich okay jetzt hab' ich das Bedürfnis, die nächste Woche schon mal voraus zu überlegen... ...dann lege ich mir diese Wochenkalenderseiten an.

00:27:15: So!

00:27:16: Dann kann ich da die Termine schon mal eintragen, dann kann ich meine Aufgaben da schon mal reinplanen was ich mir überlegt hab', was ich da machen möchte.

00:27:22: Damit arbeite ich zum Beispiel mit dieser Ivy-Lie Methode.

00:27:26: Ich habe da jeden Tag fünf Punkte, wo ich mir Fokusaufgaben setzen kann und ich sage das ist das was wirklich an dem tag unbedingt passieren sollte.

00:27:33: Klappt natürlich nicht immer aber sagt man klappt auf jeden Fall achtzig Prozent.

00:27:38: Und dann hab' ich diese Woche und dann kommt wieder die nächsten Notizen was auch immer was sich mir dann halt da aufschreiben möchte und... ...und so weiter und sofort.

00:27:47: also dass es so ein Perfekt um mobile.

00:27:48: aber was der Vorteil ist Dadurch dass ich meine Notizen da reinschreibe, habe ich automatisch wieder den Kalender in der Hand.

00:27:55: Habe ich automatische wieder die To-Do Liste in der hand.

00:27:58: Die fliegt nicht auf irgendein Schreibtisch rum.

00:28:00: Jetzt hab' ich ja auch noch mehrere Arbeitsorte.

00:28:02: Dann muss ich die nicht wieder in die Tasche stecken und dran denken.

00:28:04: warte da ist eine to do Liste.

00:28:08: Sondern ich hab die in diesem Buch zusammen.

00:28:10: Ich kann die da auch abstreichen.

00:28:14: Ich kann immer wieder zurückgehen zu dieser liste.

00:28:16: Ich muss dich auch nicht zehnmal schreiben weil auf dem zettel Der ist irgendwann voll.

00:28:20: Dann sind zehn abgestrichen, aber drei Alte sind immer noch drauf.

00:28:23: Dann fängst du an wieder die alten abzuschreiben.

00:28:26: Muss ich jetzt in dem Sinne dann nicht machen?

00:28:27: Kann ich einfach stehen lassen weil es ist ja im Buch noch enthalten.

00:28:34: Ich kann eben auch wie gesagt in die in den alten Notizen zurückblicken.

00:28:37: Kann mal gucken was hatten wir denn eigentlich vor vierzehn Tagen zum zum Meeting besprochen bei wer sollte denn eigentlich was erledigen?

00:28:47: Was sind eigentlich noch meine Aufgaben?

00:28:49: was habe ich da noch nicht gemacht?

00:28:50: und so also Und dadurch habe ich eigentlich jeden Tag mehrfach die Beschäftigung mit meinen Aufgaben, mit dem was ich machen will.

00:29:00: Ich merke es hilft mir unfassbar bei der Abarbeitung dieser Aufgaben und der Konzentration und sozusagen auch dieses sich da reinbegeben in diese Themen und diesem Kreislauf zu sein.

00:29:15: Wie gesagt, es ist schon ein bisschen aufwendig.

00:29:17: Also man kann das auch ganz schlicht machen so einen Bullet Journal.

00:29:20: Es gibt ja die original Bullet Journal Methode.

00:29:22: Die ist eigentlich ganz schlicht und hässlich.

00:29:24: da steht mir einfach mein ästhetisches empfinden im Weg.

00:29:27: ich brauche ein bisschen Linien Ich brauch ein bisschen Schnickschnack.

00:29:30: Ich brauche bisschen Farbe Aber man muss es natürlich nicht umtreiben.

00:29:35: Man kann die Dinger wer wäre das mal auf Instagram Google der weiß dass das auch.

00:29:38: Also ich weiß auch nicht, das artet aus.

00:29:41: Ich brauche keine Büchertreckengliste.

00:29:43: und wie viel Wasser ich getrunken habe... Das

00:29:45: mache ich!

00:29:47: Ja, ich weiß aber ich brauch's nicht.

00:29:50: Aber ich trink einfach nix.

00:29:54: Weißt du was ich mache?

00:29:58: Es ist eigentlich mein Lesezeichen.

00:30:00: da stehen die Bücher drin, die ich aktuell jetzt gelesen habe.

00:30:04: Und es ist einfach so weil Ich ja auch viel, sag mal Zeichne und sowas.

00:30:10: Und dann ich möchte manchmal einfach sinnvolle Sachen zeichnen weißt du?

00:30:14: Einfach so dass ich sage das hat jetzt auch noch einen Sinn das ist jetzt mein Lesezeichen da trage ich dann alle Bücher eigentlich aktuell lesen oder gelesen habe.

00:30:21: Das ist tatsächlich auch also sozusagen noch ein Mehrwert mit diesem Journal im Moment für mich, dass sich halt auch ganz klein bisschen kreativ Da drin werden kann und dass man so gestalten kann, wie ich Lust habe.

00:30:35: Und wenn ich mal eine Woche das Bedürfnis hab?

00:30:37: Ich möchte jetzt mal mehr Malen in Anführungszeichen dann mache ich halt mal ne wochenübersicht die mal richtig aufwendig gestaltet ist... ...und dann mach' ich wieder ne Schlichte.

00:30:48: Wenn ich dann wieder merke ok jetzt muss praktikabel sein Genau, also ich kann das eben auch da anpassen wie viel Zeit habe.

00:30:57: Wie viel Lust hab' ich jetzt gerade?

00:30:59: Aber weißt du wenn man so ein... Das kennst du sicher auch!

00:31:02: Wenn man so einen anstrengenden stressigen nervigen Tag hatte und dann einfach mal mit schönen Stiften was noch etwas farbig ausmalt.

00:31:12: Das rettet viel vom Tag muss ich sagen.

00:31:15: Ja es hat auch was sehr beruhigend.

00:31:17: Wobei ich immer fände Gibt's ja so verschiedene Methoden auch, ne?

00:31:21: Also es gibt ja auch ... Gerade im Moment sind die auch im Trend so erwachsene Malbücher sag ich mal.

00:31:27: Das ist gar nicht meins.

00:31:29: Weil ich dann immer denke, das ist so vorgegeben und ich mag es halt gern mich selber machen.

00:31:35: Und dann auch bestimmte Form einfach und so ganz wilde Sachen und so.

00:31:40: Es muss aber aus mir kommen!

00:31:41: Ich mag jetzt nicht irgendwie so ein ... Vorgefertigtes ... Ich fand das schon früher immer schlimmer, dass ich diese Mandalasse irgendwo gesehen hab.

00:31:47: Soll ja auch sehr beruhigend sein.

00:31:48: Das ist nicht meins.

00:31:51: Es ist jetzt irgendwie so gedrucktes Ding und ich mal das dann aus, aber es ist jetzt nicht so dass mich das beruhigen würde.

00:31:57: oder also mich beruhigt das Ehrrecht, wenn das auch mir selbst träumt.

00:32:01: Und diese Sketch Notes die du was du so ein bisschen machst... Also da wüsste ich, das würde ich jetzt zum Beispiel bei meinem Journal auch total viel einsetzen.

00:32:10: Wenn ich das könnte... also ich bin ja schon froh wenn ich eine Klübe oder einigermaßen ordentlich hingezeichnen

00:32:16: kann.

00:32:18: Ich glaube dass du das genauso gut und oder genau so gut oder genauso schlecht kannst wie ich.

00:32:23: Das Gute ist an diesen Sachen finde ich.

00:32:28: Mir macht es einfach Spaß!

00:32:29: Ich bin darin nicht besonders gut glaub' ich.

00:32:32: Und darum geht's gar nicht.

00:32:34: Also, damit muss ich kein Geld verdienen.

00:32:37: Das muss mir einfach nur Spaß machen und wenn dir etwas nur Spaß macht dann ist das einfach schon was es jetzt tun soll.

00:32:47: also mehr ist ja nicht

00:32:48: Ja aber das ist eine große Aufgabe weil dass bei aller Zeitplanung wenn wir jetzt vielleicht sozusagen den Strauß ein bisschen abbinden wollen Bei aller Zeit Planungen Effektivitätsplanung und was es uns eigentlich geht Produkten, die es da gibt Planungsmethoden.

00:33:08: Es geht ja nur darum dass wir möglichst viel in kurzer Zeit schaffen und alles im Blick behalten und immer absolut effizient sind und keine Zeit verlieren.

00:33:17: Da kommt das Leben halt im Zweifelsfall wenn man so übertreibt wie dein Kunde einfach ein bisschen kurz weil Man sich so komplett verplant.

00:33:30: aber auch die Freude soll nicht zu kurz kommen.

00:33:33: ich habe letztens mit einer Unternehmenskollegin, Unternehmerkollegen gesprochen und ... weil sie auch sagte ich hatte eine total harte Zeit.

00:33:43: Und dann habe ich gedacht ah, ich fahre jetzt aber doch am Wochenende auf irgendeine Veranstaltung.

00:33:48: Weil die ihr privat gefallen hat und danach ist sie krank geworden so.

00:33:53: Und da guckte ich sie nur an und sage irgendwie, ich hab verstanden was sie sagen will.

00:33:57: Ich sag ja aber es kann doch nicht sein dass wir immer nur die beruflichen Dinge an erste Stelle stellen und immer diszipliniert sagen, ja ich kann mir jetzt gar nicht in einem halben Jahr oder irgendwas Privates eintragen.

00:34:10: Weil wahrscheinlich bin ich wieder so überlastet dass wenn ich das noch mache dass es dann wieder eins zu viel ist sondern es muss doch auch noch Platz für die schönen Dinge des Lebens sein.

00:34:19: wir wollen doch nicht in weiß ich nicht vierzig Jahren in die Kiste steigen und sagen aber wir waren jetzt richtig diszipliniertes ganze Leben.

00:34:27: Wir wollen doch auch ein bisschen irgendwie Spaß haben und deswegen finde Jede Lücke nutzen, wo wir das einbauen können.

00:34:35: und wenn man auf der Unterlage beim Telefonat gritzelt oder wenn man in den Kalender was reinmalt.

00:34:40: Oder wenn man ich weiß nicht was macht scheiß egal.

00:34:43: Macht's einfach!

00:34:44: Das ist wirklich... das eigentlich eigentlich der allerwichtigste Tipp würde ich sagen neben allen guten Planungsmethoden.

00:34:54: Gästin Spaß nicht.

00:34:58: Ich glaube Spaß hört sich immer.

00:35:00: also.

00:35:02: Also ich würde es eher mit Freude, ja Freude irgendwie an dem was man tut.

00:35:05: Ein bisschen

00:35:06: Leichtigkeit, ein bisschen Leichtigkeit sich auch etwas gönnen einfach

00:35:14: Ja Ich finde so generell dass das was du beruflich machst muss einem freudemachen aber genauso dein Was du dann privat macht.

00:35:22: man darf da nicht irgendwie Irgendwann so ausgelokt sein Dass man eigentlich nichts mehr machen kann Auch wenn vielleicht noch ein bisschen Zeit da ist Weil man einfach, weil einfach der Akku dann irgendwann alle ist.

00:35:37: Ich glaube das gibt immer Phasen wo das mal so ist.

00:35:40: also das will ich jetzt gar nicht so... Es gibt immer sowas wie es ist gerade halt sehr viel los.

00:35:46: aber wenn das immer so ist, dann ist es auch falsch geplant glaub ich einfach.

00:35:53: Dann läuft irgendwas ein bisschen aus dem Ruder und das ist auch nicht gesund was du vor einem Jahr schon gesagt.

00:36:00: Und Spaß und Freude!

00:36:02: Ja.

00:36:03: Sollten schon irgendwo in meinem Leben zumindest schon eine große Rolle spielen und da im Jahr auch

00:36:11: so sieht es aus, ne?

00:36:14: Deswegen haben wir uns deswegen einmal diesen Podcast.

00:36:16: das ist auch Teil unserer Lebensfreude Und es hat mir wieder wahnsinnig viel Spaß gemacht mit dir.

00:36:22: Vielen Dank dass du dir die Zeit genommen hast an einem Donnerstag früh Und wir hoffen dass ihr auch nochmal ein bisschen so'n eurer eigenen Planungssysteme, wenn man ein bisschen klarerziehen konnte und vielleicht noch mal eine neue Idee bekommen habt.

00:36:39: Wie man es auch angehen kann dass man eben sich nicht so sklavisch an diese ganzen Methoden halten muss sondern einfach aus allem was man je gelernt hat seine eigene Methode entwickelt und den Rest einfach wegschmeißt und wirklich einfach mal drauf guckt Was wie bin ich?

00:36:54: Wie ist meine Arbeitsanforderung und was passt am besten dazu?

00:37:00: irgendeine fremde systeme da zwangsweise auf selber aufdrücken nur weil man denkt, man müsste das sondern wirklich den mut zu haben zu sagen nee.

00:37:08: Das planungssystem muss zu mir passen und ich passe das an mich an und nicht umgedreht

00:37:13: genau auch nicht zu denken irgendwie so planung funktioniert für mich nicht oder ich kann das nicht oder so dann ist es halt immer noch nicht das richtige system dass man halt gefunden hat.

00:37:22: also einfach ausprobieren Und ich finde immer offen sein für alles und auch mal was testen.

00:37:28: Aber wenn es dann mal nicht so ist, dann ist das halt so.

00:37:30: Es ist doch nicht schlimm!

00:37:35: Genau, so sieht's aus.

00:37:37: Also

00:37:38: wir hören uns nächste Woche.

00:37:39: Vielen Dank fürs Zuhören.

00:37:41: Machts gut bis dann.

00:37:43: Ciao

00:37:44: ciao.

00:37:49: Das war's für heute bei Business Blabla.

00:37:51: Wenn dir

00:37:52: die Folge gefallen

00:37:52: hat, dann gib' uns fünf Sterne

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00:38:07: Jede Folge hat in eigenem Post!

00:38:10: Checkt das Datum

00:38:11: und tauscht dich mit uns aus.

00:38:13: Schön, dass du dabei warst Und denk dran Wir piepsten nix raus.

00:38:17: Also sei auch du einfach echt.

00:38:19: Bis zur nächsten

00:38:19: Folge Tschau.